Utiliser le connecteur d'archivage Goodflag : Coffre-fort numérique Cecurity.com
Goodflag Signature propose deux connecteurs natifs pour archiver automatiquement vos documents signés et dossiers de preuve :
- Service d'Archivage Externe (SAE) Cecurity.com
- Coffre-fort numérique (CFN) Cecurity.com
Le coffre-fort numérique (CFN) permet de conserver ses documents personnels de manière sécurisée et uniforme, avec un accès restreint à leur propriétaire.
Le Système d'Archivage Électronique (SAE), ou service d'archivage externe, est quant à lui destiné aux organisations : il gère de grands volumes d'archives selon des règles de conservation différenciées par type de document, avec une valeur probante renforcée.
À l'issue de cet article, vous serez en mesure de comprendre le fonctionnement du connecteur Goodflag avec le coffre-fort numérique Cecurity.com, ainsi que de configurer ce connecteur sur votre espace client.
Bon à savoir
Cet article s'adresse aux utilisateurs disposant du rôle d'Administrateur du tenant au niveau de la configuration de leur groupe :
Prérequis :
Quatre conditions doivent être réunies pour activer la fonctionnalité :
- Avoir souscrit à l'option "connecteur externe" avec Goodflag
- Avoir un contrat valide avec Cecurity.com et être en possession des identifiants nécessaires à la configuration du connecteur côté Goodflag Signature :
- URL du connecteur
- Client ID
- Client Secret
- Endpoint d'authentification
- CFEC ID
- SAFE ID
- Realm
- L'archivage externe doit être activé au niveau du serveur (activé par défaut en mode SaaS)
- Une solution d'archivage compatible (Cecurity.com) doit être activée pour votre tenant (opération effectuée par votre Technical Account Manager) :
1. Configuration
Une fois ces prérequis remplis, les paramètres d'archivage externe sont accessibles depuis le détail de votre tenant. Vous y configurez :
- La solution d'archivage à utiliser :
- Les types de fichiers à archiver (documents signés, dossiers de preuve) :
- Les métadonnées transmises à l'archiveur, y compris des métadonnées personnalisées définies selon vos besoins métier :
Pour chaque métadonnée transmise, vous renseignez son nom côté archiveur, tel qu'il est défini dans votre coffre-fort, et sa valeur, sélectionnée parmi les métadonnées du parapheur.
Le nom de la métadonnée doit correspondre exactement à celui défini dans votre coffre-fort Cecurity.com :
Un nom de la métadonnée erroné entraîne un échec du versement.
Le format de la valeur de la métadonnée doit correspondre à celui déclaré auprès de l'archiveur. Les variables utilisables sont les suivantes :
- Nom du parapheur : {{workflowName}}
- Identifiant du parapheur : {{workflowId}} (exemple : WF-19938885-a4559e088d)
- Date d’archivage : {{archivedAt}} (date + heure au format ISO 8601, ex : 2024-06-15T13:45:30)
- Métadonnée personnalisée configurée dans Goodflag Signature : {{data1}} {{data2}} ... {{data16}}
Il est nécessaire que le parapheur archivé contienne un nombre de champs de métadonnées personnalisées inférieur ou égal à N, où N correspond au plus grand numéro utilisé dans les variables {{dataN}} configurées au niveau du connecteur.
Cette granularité permet de piloter précisément le périmètre archivé et l'indexation des documents côté archiveur.
2. Suivi de l'archivage
Seuls les parapheurs ayant le statut "Clôturé" peuvent être archivés. Dès que le parapheur est clôturé, il est automatiquement envoyé vers la solution d’archivage.
L'état de l'archivage externe est affiché et filtrable dans l'interface des parapheurs, via la colonne "Archivage externe", qui prend les valeurs "Terminé" ou "Erreur " :
Ce statut est également visible dans les détails du parapheur archivé :
À chaque versement réussi, l'archiveur renvoie un identifiant d'archivage, conservé dans les journaux Goodflag :
Cet identifiant vous permet de retrouver le document dans votre coffre-fort.
Nous pouvons filtrer les journaux dans Goodflag Signature par l’opération "Archivage externe parapheur" afin d’afficher uniquement les opérations liées à l’archivage :
3. Confidentialité des accès
Le compte utilisé par le connecteur est un compte de dépôt : il dispose de droits d'écriture pour déposer les documents, sans droit de lecture sur les documents archivés. Goodflag ne peut pas consulter le contenu de votre coffre-fort.
Voir aussi :