Utiliser la signature en face-à-face
Lors d'un rendez-vous en présentiel (rendez-vous client, accueil en guichet, etc.), le signataire peut ne pas avoir accès à sa messagerie pour recevoir le lien d'invitation à signer. Le mode Signature en face-à-face vous permet de lancer le parcours de signature directement depuis votre appareil, sans envoyer d'email au signataire. À l'issue de cet article, vous serez en mesure d'activer et d'utiliser ce mode sur un parapheur.
Bon à savoir
Cet article est destiné aux gestionnaires et co-gestionnaires des parapheurs, ainsi qu’aux signataires.
Prérequis :
- Le mode face-à-face s'active uniquement sur une étape configurée en série avec un seul signataire (pas de signataires en parallèle), dont la page de consentement est de type One Time Password (OTP) mail ou OTP SMS et le signataire est un contact.
- Le parapheur doit obligatoirement être en mode Collaboratif ; le mode Signature en face-à-face n’est pas disponible pour le mode Signataire unique.
- Le mode Signature en face-à-face n’est pas disponible pour les étapes de validation.
- Le mode Signature en face-à-face est disponible pour tous les types de packs Goodflag Signature : Besoin Ponctuel, Pack Pro et Pack Entreprise.
- Si le mode Signature face-à-face est activé, la consolidation (signature en masse) ne sera pas disponible pour l'étape.
1. Activer le mode Signature en face-à-face sur une étape
Le créateur d'un parapheur peut activer le mode face-à-face sur une étape donnée. Dans ce mode, aucune notification courriel d'invitation à signer n'est envoyée : le signataire signe directement depuis le portail, sur l'appareil de l'utilisateur qui anime la session de signature.
Une option "Signature en face-à-face" (case à cocher) est disponible dans la configuration d’une étape de signature. Cette option n’apparaît donc qu’après l’ajout de l’étape de signature :
Dans le cas où la configuration de l’étape ne respecte pas l’un des critères prérequis (page de consentement OTP / signataire contact / absence de signataires en parallèle), le mode Signature en face-à-face apparaîtra comme désactivé, en vous précisant dans l’encart quelles sont les conditions manquantes (en gras) :
Si le gestionnaire modifie la page de consentement après avoir activé l’option "Signature en face-à-face" et qu’il sélectionne une page de consentement non autorisée pour ce mode, l'option est automatiquement décochée et désactivée.
L'option est totalement masquée (non visible) sur les étapes de validation — elle n'est pas applicable à ce type d'étape.
2. Démarrer le parapheur et lancer la signature
Lorsque le créateur ou l’utilisateur qui anime la session démarre le parapheur, une nouvelle opération apparaît dans le détail du parapheur - "Lancer la signature en face-à-face" :
Une fois la signature est lancée, un écran indique à l’utilisateur de remettre l’appareil au signataire afin qu’il procède à la signature :
Si le gestionnaire clique sur "Annuler ", il revient sur le détail du parapheur. S’il clique sur "Ok", l’appareil doit être remis au signataire et la fenêtre s’actualise :
Aucun email d'invitation à signer n'est envoyé au signataire pour cette étape. En revanche, si l'option "Envoyer un lien aux signataires pour télécharger les documents signés" est activée, le signataire reçoit bien une notification à la fin du parapheur (case cochée par défaut) :
3. Déroulement de la signature
Lorsque l’appareil est remis au signataire, il doit cliquer sur "Ok" afin de pouvoir accéder à la visionneuse de documents :
Si le signataire clique sur "Annuler", il revient sur la fenêtre précédente : celle du gestionnaire.
Dans la visionneuse, le signataire peut :
• consulter le ou les documents,
• accéder au parcours de consentement,
• recevoir et saisir un code OTP par SMS ou email,
• apposer sa signature,
• saisir l’OTP,
• signer.
Une fois la signature effectuée, l'étape passe automatiquement à l'état Signé :
4. Signature face-à-face dans le cadre d’un parapheur multi-étapes
4.1 Plusieurs étapes en face-à-face (séquentiel)
Après la signature d'une étape, vous revenez automatiquement sur le détail du parapheur. Un nouveau bouton "Lancer la signature en face-à-face" s'affiche pour l'étape suivante. Répétez la procédure pour chaque étape.
4.2 Étape en face-à-face suivie d'une étape classique
Si l'étape suivante n'est pas configurée en mode face-à-face, les notifications standard par email sont envoyées automatiquement et aucun bouton "Lancer la signature en face-à-face" n'apparait dans les opérations.
5. Certificat de preuve
Le certificat de preuve du parapheur mentionne pour
chaque étape si le mode Signature en face-à-face a été activé :
Voir aussi :
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