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Administrateur Bouygues Immobilier (BI)

Sommaire  

  1. Objet
  2. Définitions
  3. Se connecter à la plateforme
  4. Gérer les entreprises
  5. Gérer les utilisateurs
  6. Gérer les Parapheurs
  7. Signer un document
  8. Valider un document

1. OBJET

Ce document décrit les principales fonctionnalités qui peuvent être réaliser par un AdministrateurBouygues Immobilier sur la plateforme BISign.

2. DÉFINITIONS 

Etape : étape d’un Parapheur au cours de laquelle un Destinataire doit signer ou valider les documents du Parapheur.

Parapheur : circuit de signature et de validation de documents créé par un utilsaiteur et caractérisé par :

  • Un ensemble de propriétés (nom du parapheur, description, etc.) ;
  • Un ensemble de documents à faire signer et/ou valider par des destinataires ;
  • Un ensemble de pièces annexes (qui ne seront pas signées) ;
  • Une ou plusieurs Etapes pouvant se dérouler successivement ou en parallèle.

3. SE CONNECTER À LA PLATEFORME 

1) Pour se connecter à la plate-forme de signature BISign en tant que Administrateur Bouygues Immobilier, il faut cliquer sur le bouton "ACCÉDER DIRECTEMENT" dans la page d'authentification.

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L'utilisateur est alors redirigé :

  • s’il est connecté au réseau de Bouygues Immobilier, automatiquement vers la section des parapheurs à signer ;
  • sinon il devra saisir ses identifiants de connexion Bouygues Immobilier avec l’application Duo Mobile.

4. Gérer les Entreprises

Liste des entreprises

1) Pour afficher la liste des entreprises, il faut cliquer sur le menu "ENTREPRISES".

2) Il est possible de télécharger l'acte d'adhésion d'une entreprise en cliquant sur le lien "Télécharger".

 3) Pour appliquer un filtre sur la liste des entreprise affichées, l'utilisateur doit réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur l'icône "Filtre" ;
  • Cocher la case à cocher correspondant au filtre à appliquer ;
  • Indiquer la valeur du filtre à appliquer ;
  • Cliquer sur le lien "Appliquer" ;

Création d’une nouvelle Entreprise

Pour créer une nouvelle entreprise, il faut réaliser les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu "ENTREPRISES".

 

2) Cliquer sur le lien "Ajouter une nouvelle entreprise".

3) Renseigner les informations de l'entreprise à créer.

4) Cliquer sur le bouton "Enregistrer".

Modification d’une Entreprise

Pour modifier une entreprise, il faut réaliser les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu "ENTREPRISES".

2) Cliquer sur le lien "Modifier" correspondant à la ligne de l'entreprise à modifier.

3) La page de modification s'affiche et permet de modifier les champs de l'entreprise.

4) Cliquer sur le bouton "ENREGISTRER".

Remarques : Pour modifier l'acte d'adhésion, il faut cliquer sur le lien "Modifier" correspondant à l'acte d'adhésion déjà lié à l'entreprise.

5) Après la confirmation de la modification, un message indiquant que l'entreprise a été modifiée avec succès s'affiche.

 

5. Gérer les utilisateurs

Liste des Utilisateurs

1) Pour afficher la liste des utilisateurs, il faut cliquer sur le menu "UTILISATEURS".

2) Pour rechercher un utilisateur en particulier, il faut réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur l'icône "Filtre" ;
  • Cocher la case à cocher correspondant au filtre à appliquer ; 
  • Indiquer la valeur du filtre à appliquer ;
  • Cliquer sur "Appliquer"

Création d’un nouvel Utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur, il faut effectuer les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu "UTILISATEURS".

2) Cliquer sur le lien "Ajouter un nouvel utilisateur".

3) Sélectionner la "Catégorie" de l'utilisateur à créer. Indiquer les informations du compte de l'utilisateur à créer qui dépendent de sa catégorie.

4) Une fois les champs renseignés, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER".

Point important:

  • Seul un Administrateur Bouygues Immobilier (BI)  à le pouvoir de créer des utilisateurs appartenant aux catégories : 
    • Administrateur Bouygues Immobilier (BI)
    • Coordonnateur Bouygues Immobilier (BI)
    • Coordonnateur externe
    • Consultant Bouygues Immobilier (BI)
    • Signataire/Validateur Bouygues Immobilier (BI)
  • Toute demande doit suivre le parcours d’habilitation mis en place au sein de Bouygues Immobilier.

Modification d’un Utilisateur

Pour modifier un utilisateur, il faut réaliser les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu "UTILISATEURS".

2) Rechercher l’utilisateur, puis cliquer sur le lien "Détails" correspondant à la ligne de l'utilisateur à modifier.

3) Le formulaire de modification de l'utilisateur s'affiche.

4) Après avoir modifié une ou plusieurs propriétés de l'utilisateur, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER".

5) Après la confirmation de la modification, un message indiquant que l'utilisateur a été modifié avec succès s'affiche.

6. Gérer les Parapheurs

Nouveau Parapheur

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de créer un nouveau Parapheur.

La création d’un nouveau parapheur se déroule en 4 étapes :

  1. Propriétésdu Parapheur : dans cette étape l'utilisateur est invité à indiquer les propriétés du parapheur.
    En option le créateur du parapheur peut configurer les notifications qu’il souhaite recevoir tout au long du cycle de vie du parapheur.
  2. Documents du Parapheur: dans cette étape l'utilisateur est invité à ajouter le(s) document(s) à faire signer et/ou valider en le(s) téléversant un par un ou bien en téléversant une archive ZIP contenant une arborescence des répertoires et documents.
    L'utilisateur peut éventuellement ajouter en option des pièces annexes qui ne seront pas signées, mais qui seront simplement présentées aux destinataires des étapes du parapheur.
  3. Etapes du Parapheur: dans cette étape l'utilisateur est invité à ajouter les destinataires qu’il souhaite faire signer ou valider, en saisissant pour chaque destinataire son adresse email, son nom ou son prénom. Si l'utilisateur n'existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur le lien "Ajouter un utilisateur".
  4. Résumé: dans cette étape un récapitulatif du parapheur est proposé au créateur du Parapheur. L'utilisateur peut lancer le parapheur immédiatement ou bien l’enregistrer dans la section « Drafts » afin de le lancer ultérieurement.

Pour créer un nouveau parapheur l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu "PARAPHEURS".

2) Cliquer sur le lien "+ Créer un parapheur" dans le sous-menu de gauche.

3) Indiquer les propriétés du parapheur (étape 1).

4) Cliquer sur le bouton "SUIVANT".

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  • A : Cette icône permet de configurer les notifications que l’utilisateur souhaite recevoir en tant que créateur du parapheur.

Points d’attention :

  • il est important de bien nommer le parapheur pour pouvoir le retrouver facilement (pendant 15 ans) ;
  • Proposition de nomenclature :
    • Commencer les dossiers marchés par DM
    • Commencer les pièces marchés par PM
    • Commencer les ordres de services par OS

5) Après avoir cliqué sur le bouton "SUIVANT", l’utilisateur est ensuite invité à spécifier le(s) document(s) à signer (étape 2).

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  • A : L’icône "Ajouter fichier" permet d’ajouter le(s) document(s) à faire signer et/ou valider.
  • B : L’icône "Ajouter répertoire" permet de spécifier un répertoire qui pourra contenir le(s) document(s).
  • C :Le lien "Ajoutez ou glissez ici l'archive ZIP contenant les fichiers à ajouter" permet de téléverser une archive ZIP contenant une arborescence de répertoires et de documents.
  • D : Le lien "Ajouter une pièce annexe" permet d’ajouter des pièces annexes. Ces dernières ne seront pas signées par la plate-forme, mais peuvent servir pour fournir un complément d’information aux destinataires.

Points d’attention :

  • il est important de vérifier que seuls les fichiers qui doivent être signés soient importés ;
  • créer une archive zip et non pas une archive 7Zip :

  • ne pas inclure d’archive zip à l’intérieur de l’archive zip utilisée dans le point C (elle ne sera pas décompressée comme l’archive du parapheur global) ;
  • pour chaque fichier il est possible de rajouter un type de signature :
    • les documents PDF ou Office : sélectionner « Documents PDF ou Office »
    • tous les autres documents (dwg par exemple) : sélectionner « Autre document »
    • dans le cas d’une pièce marché signée par 3 interlocuteurs, il est possible de sélectionner « Pièce Marché » pour afficher dans la page de garde leur nom et la date de signature.

6) Après avoir cliqué sur le bouton "Suivant", l’utilisateur est invité à spécifier les étapes du parapheur (étape 3) avant de cliquer sur le bouton "SUIVANT".

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  • A : Le lien "Ajouter une nouvelle étape" permet d’ajouter une Etape au parapheur en spécifiant l’adresse email du destinataire.
  • B : La liste déroulante "Opération" permet de spécifier le type de l’Etape, à savoir, "Signer" ou "Valider".
  • C :La liste déroulante "Entreprise" permet de spécifier l'entreprise du destinataire si elle existe
  • D : L’icône "Options avancées" permet de spécifier plus d’options sur l’Etape.
  • E : L’icône "Ajouter une sous étape en parallèle" permet d’ajouter une nouvelle Etape en parallèle de l’Etape en cours
  • F : L’icône "Supprimer cette sous-étape étape" permet de supprimer les propriétés d'une sous étape.
  • G : L’icône "Ajouter une étape avant" permet d’ajouter une nouvelle Etape avant l’Etape en cours.Le signataire de cette étape ne recevra une notification pour signer que lorsque tous les signataires de l’étape précédente auront signé.
  • H : L’icône "Supprimer cette étape" permet de supprimer l’Etape.
  • I : Les icônes "Déplacer cette étape vers le haut" et "Déplacer cette étape vers le bas" permettent de déplacer une étape entre les étapes ajoutées
  • J : Le lien "Ajouter une nouvelle personne à informer", permet d’ajouter des personnes à informer au parapheur. Ces personnes seront notifiées par email de l’avancement du parapheur en fonction de la configuration définie.

6) Après avoir cliqué sur le bouton "SUIVANT", la fenêtre "Résumé" s’affiche (étape 4) avec l’ensemble des informations du parapheur pour une dernière vérification. Pour lancer le parapheur l'utilisateur doit cliquer sur le bouton "LANCER LE PARAPHEUR".

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Parapheurs « En cours »

Cette fonctionnalité permet à l’Utilisateur de :

  • Consulter les Parapheurs en attente de son intervention pour signature et/ou validation ;
  • Consulter la progression des parapheurs en cours de traitement.

1) Pour accéder à cette section l’Utilisateur doit cliquer sur le menu « PARAPHEURS ».

 

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  • A: Le tableau « En attente » permet à l’utilisateur de consulter les parapheurs en attente de son intervention pour signature et/ou validation.
  • B : L’onglet « Parapheurs à signer » permet à l’Utilisateur de consulter les parapheurs en attente de son intervention pour signature. 
  • C: L’onglet « Parapheurs à valider » permet à l’Utilisateur de consulter les parapheurs en attente de son intervention pour validation.
  • D: Le tableau « Mes parapheurs » permet à l’utilisateur de consulter la progression des parapheurs qu’il a créés.
  • E: Cette icône permet à l’utilisateur de traiter ou rejeter toutes les demandes sélectionnées.
  • F: Cette icône permet à l’utilisateur de traiter ou rejeter une demande.
  • G: Cette icône permet à l’utilisateur de consulter les détails du Parapheur.
  • H: Cette icône permet à l’utilisateur d’annuler le Parapheur.
  • I: Cette icône permet à l’utilisateur de télécharger les documents du Parapheur.

2) Pour appliquer un filtre sur la liste des parapheurs en cours qui sont affichés, l'utilisateur doit réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur l'icône "Filtre" ;
  • Cocher la case à cocher correspondant au filtre à appliquer ;
  • Indiquer la valeur du filtre à appliquer ; 
  • Cliquer sur "Appliquer".

Remarques : le critère de filtrage "Créateur" contient par défaut l'utilisateur.

Parapheurs « En Drafts »

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de consulter et lancer les Parapheurs en Drafts.

Pour accéder à cette section l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu « PARAPHEURS ».

2) Dans le sous-menu vertical, cliquer sur « Drafts ».

  • A: Cette icône permet à l’utilisateur d’éditer un Parapheur en Draft 
  • B: Cette icône permet à l’utilisateur de consulter les détails d’un Parapheur en Draft.
  • C: Cette icône permet à l'utilisateur de supprimer un Parapheur en Draft.
  • D: Cette icône permet à l’utilisateur de dupliquer le parapheur en Draft.

Pour lancer un parapheur enregistrer en Drafts, l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

3) Sélectionner le ou les parapheurs à lancer.

4) Cliquer sur le bouton "LANCER LES PARAPHEURS SÉLECTIONNES".

5) Pour appliquer un filtre sur la liste des parapheurs en Drafts, l'utilisateur doit réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur l'icône "Filtre" ;
  • Cocher la case à cocher correspondant au filtre à appliquer ; 
  • Indiquer la valeur du filtre à appliquer ; 
  • Cliquer sur "Appliquer". 

Remarques : le critère de filtrage "Créateur" contient par défaut l'utilisateur.

Parapheurs « Terminés »

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de consulter les Parapheurs terminés.

Pour accéder à cette section l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

1) Cliquer sur le menu « PARAPHEURS ».

2) Dans le sous-menu vertical, cliquer sur « Terminés ».

  • A: Cette icône permet à l’utilisateur de consulter les détails d’un Parapheur.
  • B: Cette icône permet à l’utilisateur de télécharger les documents du Parapheur.
  • C: Cette icône permet à l’utilisateur de dupliquer le Parapheur dans la section « Drafts ».

3) Pour appliquer un filtre sur la liste des parapheurs terminés, l'utilisateur doit réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur l'icône "Filtre" ;
  • Cocher la case à cocher correspondant au filtre à appliquer ; 
  • Indiquer la valeur du filtre à appliquer ; 
  • Cliquer sur "Appliquer". 

Remarques : le critère de filtrage "Créateur" contient par défaut l'utilisateur. 

Modifier un Parapheur

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de modifier un Parapheurs "En cours" ou "Terminé" .

Modifier un Parapheur « En cours » 

Pour modifier un parapheur "En cours" l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

1) Accéder au détails du Parapheur

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  • A: Cette icône permet à l’utilisateur de modifier les propriétés du Parapheur; 
  • B: Cette icône permet à l’utilisateur de modifier les étapes du Parapheur; 

2) Cliquer sur l'icône permettant de modifier les propriétés ou les étapes du Parapheur 

3) Dans le cas de la modification des étapes du Parapheur, l'utilisateur peut modifier ou supprimer des étapes "en cours". 

Remarques : les étapes signées ne sont plus modifiable, seuls les étapes "En cours" ou "En attente" peuvent être modifiées ou supprimées. 

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4) Après la modification, l'ajout ou la suppression d'une étape "En cours" ou "En attente", l'utilisateur clique sur le bouton "ENREGISTRER".

Modifier un Parapheur « Terminé »

Pour modifier un parapheur "Terminé" l’utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

1) Accéder au détails du Parapheur

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  • A: Cette icône permet à l’utilisateur de modifier les propriétés du Parapheur; 
  • B: Cette icône permet à l’utilisateur de modifier les étapes du Parapheur; 

2) Cliquer sur l'icône permettant de modifier les propriétés ou les étapes du Parapheur 

3) Dans le cas de la modification des étapes du Parapheur, l'utilisateur peut ajouter  des étapes " Terminés". 

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4) Après l'ajout d'une étape", l'utilisateur clique sur le bouton "SUIVANT".

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5) L'utilisateur doit cliquer sur le bouton "RELANCER", afin de relancer le parapheur terminé avec les nouveux étapes ajoutées.

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7. Signer un document

Lorsqu’une demande de signature est envoyée, le destinataire reçoit un email d’invitation à signer qui contient un lien sécurisé lui permettant d’accéder à la plateforme. Après avoir cliqué sur ce lien, l'utilisateur doit d’abord s’authentifier avant de pouvoir accéder à la plateforme. cf. Se connecter à la plateforme.

1) Après l'authentification, l'utilisateur est redirigé vers la section des parapheurs "En cours" qui lui permet de :

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A : Traiter toutes les demandes affichées dans le tableau « En attente ».
B : Traiter une demande parmi les demandes affichées dans le tableau « En attente ».

Pour plus de précisions, voir : Parapheur « En cours »

2) Après avoir sélectionné la/les demande(s) à traiter, puis cliquer sur l'icône lui permettant de la/les traiter, la page de signature s'affiche.

3) La page de signature se présente de la façon suivante.

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  • A: Cette icône permet de visualiser le document à signer.
  • B: Cette icône permet de télécharger le document à signer.
  • B’ : Cette icône permet de télécharger tous les documents à signer.
  • C: Cette case à cocher doit obligatoirement être cochée par l'utilisateur afin de marquer son consentement à signer le(s) document(s) du Parapheur.
  • D: Cette case à cocher doit obligatoirement être cochée par l'utilisateur afin de marquer son accord avec les "Condition Générales d'Utilisation de la plateforme de signature"
  • E: Le bouton "Suivant" permet à l'utilisateur de passer à l’étape suivante.
  • F: Le lien "Refuser" permet à l'utilisateur de refuser explicitement la signature du/des document(s).

2) Après avoir cliqué sur le bouton "Suivant", l'utilisateur doit saisir son code de signature reçu par SMS dans l’écran suivant.

3) L’utilisateur doit cliquer sur le bouton "SIGNER".

4) L'utilisateur peut télécharger le ou les documents signé(s) en cliquant sur le lien "Cliquez ici pour télécharger le fichier signé". Cette version des documents n’est pas définitive.

Email de notification 

Après la fin du parapheur, un email de notification est envoyé au Signataire Entreprise lui invitant télécharger les documents signés. 

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Après la réception de cet email il est important que chaque signataire télécharge et archive ses documents signés.

Cette version des documents est définitive sauf si de nouveaux signataires sont ajoutés par la suite. Un nouvel email sera envoyé avec la liste des nouveaux signataires. Seul le nombre de signataire aura changé et non pas le contenu du parapheur qui n’est pas modifiable.

8. Valider un document

1) Après l'authentification, l'utilisateur est redirigé vers la section des parapheurs "En cours" qui lui permet de 

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  • A : Traiter toutes les demandes affichées dans le tableau « En attente ».
  • B : Traiter une demande parmi les demandes affichées dans le tableau « En attente ».

2) Après avoir sélectionné la/les demande(s) à traiter, puis cliquer sur l'icône lui permettant de la/les traiter, la page de validation s'affiche.

3) La page de validation se présente de la façon suivante.

1b.PNG

  • A : Cette icône permet de visualiser le document à valider.
  • B : Cette icône permet de télécharger le document à valider.
  • B’: Cette icône permet de télécharger tous les documents à valider.
  • : Cette case à cocher doit obligatoirement être cochée par l'utilisateur afin de marquer son accord avec les "Condition Générales d'Utilisation de la plateforme de signature"
  • : Le bouton  "Suivant" permet à l'utilisateur de passer à l’étape suivante.
  • E : Le lien "Refuser" permet à l'utilisateur de refuser explicitement la validation du/des document(s).

4)  Après avoir cliqué sur le bouton "Suivant", une page d'authentification indique au Validateur Bouygues Immobilier qu'il est déjà authentifié. Le Validateur Bouygues Immobilier doit cliquer sur le bouton "Suivant".

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5) L'utilisateur peut télécharger le/les documents validés.

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